Благотворительный фонд «Дети наши» получил президентский грант на разработку DRM — (Donor Relationship Management) — специальной системы, позволяющей некоммерческим организациям автоматизировать работу с донорами и благополучателями. Сейчас команда фонда тестирует систему и собирает мнения и потребности других НКО. «Такие дела» рассказывают, что такое DRM и как разработка «Детей наших» может помочь развитию третьего сектора.
Сейчас сервиса, разработанного специально под запросы НКО, не существует
У любой благотворительной организации есть большое количество контактов, которые можно разделить на три основные группы: жертвователи (или доноры), подопечные и волонтеры. Все их взаимодействия с организацией, как и все указанные персональные данные (пол, возраст, город и т.д.), необходимо где-то хранить, учитывать и анализировать. Специализированных систем, решающих такие задачи, для НКО сейчас не существует. Фонды вынуждены самостоятельно создавать сервисы под свои нужды или использовать подручные инструменты — таблицы в Excel или возможности сайта WordPress. Excel считается недостаточно надежным средством из-за большого объема ручного труда, а самописные системы завязаны на конкретных разработчиков, и их непросто интегрировать с другими инструментами — рассылками, бухгалтерией, платежными сервисами.
Другой вариант — использовать системы, изначально предназначенные для работы с заказчиками коммерческих организаций (CRM, Customer Relationship Management). Но адаптированные коммерческие решения не полностью подходят для потребностей НКО — рынок третьего сектора в России слишком мал в сравнении с рынком заказчиков коммерческих CRM, и крупные компании не выделяют необходимых ресурсов для разработки необходимых надстроек.
Директор благотворительного фонда «Правмир» Софья Жукова рассказывает, что для работы с донорами в фонде рассматривали несколько систем — Bpm’online , amoCRM, Битрикс 24, salesforce и ELMA — но во всех случаях столкнулись с ограничениями. Функционала одной из наиболее популярных систем — amoCRM — было недостаточно, проект на базе Elma стоил более двух с половиной миллионов рублей, Bitrix требовал полной перестройки сайта, а сервера Вpm’online и Salesforce располагались за рубежом, что противоречит российскому законодательству. В итоге «Правмиру» пришлось запускать собственную систему на архитектуре 1С — ее по запросу фонда разработали волонтеры компании Axelot.
Налаженная система снимает необходимость заниматься рутинной работой — обеспечивает учет всего финансирования, участия жертвователей в акциях и кампаниях, автоматизирует документооборот, интегрируется с сервисами рассылок, платежными сервисами и базами данных доноров. По данным исследования рынка CRM «Ассоциации фандрайзеров», внедрение специализированных систем повышает эффективность работы с донорами на 20-30% уже в первые несколько месяцев, а при правильной настройке и использовании — в десятки раз.
Фонд «Дети наши» хочет создать отраслевой стандарт DRM
Фонд «Дети наши», помогающий детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, столкнулся с теми же сложностями и также решил разработать собственный продукт, но с прицелом на его распространение среди других НКО. Во втором конкурсе президентских грантов в 2017 году фонд «Дети наши» получил два с половиной миллиона рублей на разработку отраслевого стандарта для НКО по управлению взаимоотношениями с донорами.
Собственное исследование фонда «Дети наши» показало, что большинство некоммерческих организаций использует для учета таблицы Excel. В заявке к гранту фонд ссылается на исследование Стэнфордского университета о том, что использование MS Excel в качестве основного хранилища данных небезопасно и тормозит развитие организации. Поэтому «Дети наши» поставили цель — создать универсальный инструмент для повышения эффективности внутренней работы фонда, который при этом не потребует от НКО никаких дополнительных вложений в собственную IT-инфраструктуру.
Система для работы с донорами должна закрывать все базовые потребности благотворительных организаций и быть простой в использовании, надежной и недорогой. Важно, чтобы система была доступна даже для небольших региональных НКО, у которых нет своих разработчиков и недостаточно средств для покупки готовых решений.
Сервис максимально упростит фондам взаимодействие с их клиентами
Сейчас система DRM уже разработана и тестируется фондом «Дети наши». Для каждого контакта благотворительной организации — физического или юридического лица — в системе заводится карточка, где указаны все предоставленные личные данные и все случаи взаимодействия — участие в волонтерских акциях, пожертвования или полученная помощь. Контакты можно фильтровать по любому параметру.
Система интегрирована с основными платежными сервисами — MixPlatt и Cloudpayments, в ближайшее время разработчики подключат PayPal, Qiwi и Яндекс.Деньги и наладят синхронизацию данных с 1С. Если информация о платежах собирается на сайте фонда, DRM может забрать данные из базы сайта. Система позволяет строить многомерные отчеты по любым параметрам: базовые отчеты уже настроены в системе, аналитика «по запросу» может быть собрана с помощью конструктора обычными пользователями без привлечения ИТ-специалистов.
Полноценный запуск системы в эксплуатацию фондом «Дети наши» планируется 16 апреля. После этого фонд бесплатно внедрит ее одной НКО по результатам внутреннего конкурса, чтобы еще раз проверить ее работу уже на другой базе данных. Все остальные НКО смогут получить доступ к DRM по подписке. Сейчас фонд рассматривает разные варианты схемы распространения, но в любом случае это будет значительно дешевле затрат на запуск собственной системы — предположительно, около тысячи рублей за пользователя в месяц.
Фонд «Дети наши» просит сообщать о всех потребностях НКО директору по развитию Наталье Петровой (+7906 767 8007, NPetrova@detinashi.ru) «У нас нет цели заработать кучу денег, — говорит Петрова. — Ставка будет очевидно ниже рынка, иначе мы просто будем недоступны для множества небольших фондов. В отличие от коммерческих компаний, мы находимся внутри сектора и потому хорошо понимаем, что такое для благотворительной организация лишняя тысяча рублей, которую можно было бы направить на помощь подопечным».
Основной запрос фондов — простота эксплуатации и доступная аналитика
Фонд «Дети наши» провел более десяти встреч с некоммерческими организациями, выявив основной запрос — простой и доступный продукт «под ключ», не требующий для работы квалифицированных специалистов. Внедрение системы для фондов будет бесплатно, но плата за пользование сервисом необходима, чтобы фонд мог поддерживать работу системы на стабильном уровне. Траты на аренду серверов, линию техподдержки и донастройку системы под нужды конкретной организации фонд берет на себя.
Система реализована как облачный продукт и не потребует установки дополнительных программ. Фонд «Дети наши» бесплатно даст первую консультацию и поможет в загрузке данных в систему из баз, существующих у пользователя, настроит интеграции с используемыми в фонде платежными системами, необходимые фонду отчеты. При этом при загрузке все данные будут валидизированы — дублирующие записи объединятся, а некорректные значения (например, женский род, присвоенный мужскому имени) автоматически исправятся.
Фонд «Нужна помощь» стал партнером проекта: в DRM интегрированы показатели фандрайзинговой работы НКО, которые мы собираем в рамках проекта «Бенчмаркинг». Пользователи системы смогут оценить, насколько эффективно они собирают средства, и сравнить себя с этой точки зрения с коллегами по сектору. Одним нажатием кнопки фонды смогут выгрузить месячный или годовой отчет по суммам и источникам пожертвований и динамике поведения доноров.
«Мы обеими руками выступаем за автоматизацию работы НКО с данными. И конечно, если появится секторальный стандарт DRM-системы, это облегчит и работу самих фондов, и работу аналитиков сектора. Уже на пилотном этапе проекта бенчмаркинга с 13 фондами из Москвы мы видим, насколько все работают с донорскими базами вразнобой, и как много порой времени и ресурсов требуется, чтобы извлечь необходимую информацию. Эти трудозатраты нужно стремиться минимизировать», — говорит исследователь фонда «Нужна помощь» Полина Дячкина.
DRM система от фонда будет с закрытым кодом
Фонд «Дети наши» ведет разработку системы в закрытом режиме. По словам директора по развитию фонда Натальи Петровой, закрытость обусловлена ограничениями по времени и бюджету. По мнению Петровой, Open Source разработка полезна, когда нет точных сроков и существует сообщество разработчиков, заинтересованных в том, чтобы уделить свободное время разработке продукта. Кроме того, закрытый режим позволяет обеспечить стабильность и надежность работы продукта.
Часть некоммерческого сообщества выступила за открытие кода. По мнению Алексея Сидоренко, руководителя проекта «Теплица социальных технологий», направленного на развитие сотрудничества между некоммерческим сектором и IT-специалистами, закрытый код не может гарантировать эффективность продукта, скорость его работы и безопасность хранимых данных. Сидоренко отметил, что требования к открытости в ИТ-разработках — практика, которая уже используется целым рядом крупных доноров и одобрена международным некоммерческим сообществом в манифесте «Принципы цифрового развития».
По словам руководителя «Теплицы», разработка DRM-системы — первый случай, когда государство выделяет публичные деньги для создания IT-инструмента, и сейчас очень важна дискуссия, как именно этот инструмент будет создан — результат этой дискуссии предопределит будущее других подобных проектов. «Как мне кажется, доступность публичных благ, создаваемых государством — одна из основ социального государства. Она существует, даже если напрямую не прописана, — считает Сидоренко. — Государственное финансирование предполагает некоторые требования к результату работы. Все налогоплательщики имеют право на доступ к тому, что создано за публичные деньги, а именно право на доступ к проекту и его коду».
Сидоренко подчеркнул, что его претензии относятся к моральной и технологической стороне разработки, и он не считает, что фонд «Дети наши» нарушает российское законодательство или условия президентских грантов. «Отсутствие требований по открытому коду является просто следствием неопытности регулятора, нежели целенаправленной политикой. Не используя открытый код, БФ «Дети наши» идет наперекор истории и прогрессу», — резюмировал руководитель «Теплицы».
В фонде «Дети наши» обратили внимание, что благотворительные организации уже выигрывали гранты на разработку IT-решений — например, на создание экологического рейтинга субъектов РФ или систему дистанционного обучения — и в условиях не оговаривались требования открытого кода. Наталья Петрова, в свою очередь, заверила, что код создаваемой системы обязательно проверят на ошибки и соответствие стандартам безопасности, и отметила: не исключено, что после первого этапа разработки код все же выложат в открытый доступ. Это позволит сообществу разработчиков и заинтересованных продвинутых пользователей вносить свои предложения, а всем желающим фондам с сильной IT-командой открывать собственные сервера DRM-системы, отчисляя небольшие роялти в случае коммерческого использования продукта.
«Мы взяли на себя ответственность и выделили свои ресурсы на то, за что никто не брался годами, хотя о необходимости отраслевой DRM в секторе не говорит только ленивый. Президентский грант покрывает только стартовые работы по проекту, самую сердцевину разработки. А ведь будет еще и развитие системы, и внедрение в фондах — впереди гораздо больше работы, уже после завершения проекта в рамках гранта», — подчеркнула Петрова.